Giải pháp phân công giải quyết án ngẫu nhiên theo Thông tư 01 của TANDTC

1. Quy định về phân công giải quyết các vụ việc

Ngày 15/12/2022, TANDTC đã ban hành Thông tư 01/2022/TT-TANDTC ngày 15/12/2022 về quy định việc phân công Thẩm phán giải quyết, xét xử vụ án, việc thuộc thẩm quyền của Tòa án (gọi tắt là Thông tư 01). Theo đó, Thông tư 01 đã quy định về nguyên tắc, tiêu chí phân công giải quyết án cụ thể, cũng như quy định về phương thức phân công giải quyết án cụ thể trong Hệ thống Tòa án nhân dân.

Trong đó, để tạo cơ sở cho việc phân công giải quyết án, Thông tư đã quy định về việc lập danh sách vụ việc, danh sách Thẩm phán (Điều 7) để tạo cơ sở cho việc phân công giải quyết án đối với từng thẩm phán theo các tiêu chí, nguyên tắc luật định.

Theo quy định có 02 phương thức phân công giải quyết án cụ thể là phân công giải quyết án chỉ định và phân công giải quyết án ngẫu nhiên. Riêng đối với việc phân công giải quyết án theo phương thức ngẫu nhiên thì được thực hiện bằng phương pháp thủ công hoặc phương pháp tự động.

Việc phân công giải quyết án, Thông tư đã giao cho Vụ Tổng hợp TANDTC nghiên cứu, xây dựng phần mềm phân công giải quyết án ngẫu nhiên theo phương thức tự động dưới sự hỗ trợ của thiết bị điện tử để áp dụng chung, thống nhất tại các Tòa án.

Hiện nay, thời gian để Thông tư 01 có hiệu lực pháp luật còn rất ngắn nhưng trong khi các hệ thống phần mềm của TANDTC chưa có hỗ trợ cho việc phân công giải quyết án theo phương thức ngẫu nhiên nên dẫn đến việc tổ chức thực hiện các quy định của Thông tư 01 tại các Tòa án địa phương còn lúng túng, chưa được tự động hóa một cách bài bản và khoa học.

2. Sáng kiến, giải pháp thực hiện tốt việc phân công giải quyết án theo phương thức ngẫu nhiên

Qua thực tiễn công tác và qua nghiên cứu các quy định của Thông tư 01, tác giả đã có sáng kiến, giải pháp trên cơ sở ứng dụng của Excel để tạo ứng dụng nội bộ về việc phân công giải quyết án theo phương thức ngẫu nhiên. Ứng dụng được xây dựng và sử dụng một cách dễ dàng trên 03 sheet excel cơ bản như sau:

2.1. Tạo danh sách án phân công của đơn vị (sheet này có tên là DS-An) với các cột gồm: STT, Số TL, Ngày TL, Nguyên đơn/bị cáo, Bị đơn, QHPL/Tội danh, Loại vụ việc, Thẩm phán, HTPC.

- Cột Loại vụ việc thì chúng ta phải nhập trong danh sách có sẳn như: HN, DS, HS,…

- Cột Thẩm phán thì phải nhập đầy đủ họ tên thẩm phán.

- Cột HTPC (hình thức phân công) thì ta phải nhập CĐ hoặc NN.

Các cột khác nhập theo bố cục bình thường (tham khảo hình bên dưới). Danh sách án phân công được nhập lũy kế từ đầu năm báo cáo thi đua cho đến trước thời điểm chuẩn bị phân công giải quyết án mới cho từng Thẩm phán.

2.2. Tạo sheet Danh sách Thẩm phán có tên là DS-TP gồm các cột STT, Họ và chữ đệm, Tên của TP Tổng số án được phân công, Tổng số án TĐC, Tổng số án quá hạn, Tổng số án bị hủy, Thẩm phán, Tòa chuyên trách, Đếm tổng số án PC.

- Cột Thẩm phán tại ô H4 nhập công thức để ghép họ tên đầy đủ của Thẩm phán theo cấu trúc đã nhập tại ô B4 và C4=B4&" "&C4, tương tự chúng ta kéo công thức xuống hết danh sách Thẩm phán cần được phân công của đơn vị.

- Cột Đếm tổng án PC, tại ô J4 nhập công thức = COUNTIF('DS-An'!$H$4:$H$5000,'DS-TP'!H4) dùng để đếm tổng số án của Thẩm phán được phân công trong DS-An, tương tự chúng ta kéo công thức xuống hết danh sách Thẩm phán cần được phân công của đơn vị.

- Cột tổng số án được phân công bằng với Cột Đếm tổng án PC, ô D4 = J4, Sở dĩ có ô trung gian này là dùng để làm điều kiện lọc theo Điều 7 của Thông tư 01.

Các cột khác nhập bình thường, có thể tham khảo hình bên dưới:

Chọn từ ô B4 đến ô J(n) hết danh sách Thẩm phán để tiến hành lọc dữ liệu theo Điều 7 của Thông tư 01. (xem hình dưới)

Thiết lập điều kiện lọc để ứng dụng tự động sắp xếp danh sách Thẩm phán cần được phân công theo Điều 7 của Thông tư 01 (Xem hình dưới)

Thao tác lọc này được thực hiện trước mỗi đợt phân công giải quyết án cho từng Thẩm phán.

2.3. Tạo sheet phân công giải quyết án tự động có tên là PC tự động gồm các cột: STT, STL, Ngày TL, Nguyên đơn/bị cáo, Bị đơn, QHPL/Tội danh, Loại vụ việc, Thẩm phán, HTPC, Số lượng TP cần PC

Các cột trong sheet này có cấu trúc tương tự sheet DS-An dùng để copy/paste value vào danh sách án sau khi được phân công xong.

- Cột Thẩm phán sẽ được thiết lập công thức tại ô H4 là = VLOOKUP (RANDBETWEEN(1,$J$3), 'DS-TP'!$A$4:$H$17,8,0), dùng để chọn ngẫu nhiên số bất kỳ để tự động phân công Thẩm phán theo phương thức ngẫu nhiên.

- Ô J3 dùng để nhập số lượng Thẩm phán cần phân trong trong một đợt, ví dụ trong đợt phân công cần phải phân công cho 03 Thẩm phán thì nhập số 3 vào. Từ ô J4 đến J53 (các ô có màu vàng) có công thức là =COUNTIF ($H$4:$H$53,$H4), dùng để thể hiện số lượng án của mỗi thẩm phán tương ứng được phân công bao nhiêu vụ việc, để người có thẩm quyền phân công cân nhắc số lượng án phân công của từng Thẩm phán.

Trong sheet này, tác giả đã dự liệu mỗi đợt phân công án là không quá 50 hồ sơ vụ việc.

Khi phân công, công việc của người có thẩm quyền phân công chỉ việc nhập danh sách án cần phân công vào sheet PC tự động và tiến hành lọc lại danh sách Thẩm phán cần phân công tại sheet DS-TP, sau đó tiến hành nhập số lượng Thẩm phán cần được phân công vào ô J3 thì ứng dụng sẽ tự động phân công một cách ngẫu nhiên. Trường hợp, quan sát thấy số lượng án của từng Thẩm phán được phân công chưa ngang bằng nhau thì người có thẩm quyền phân công cứ việc nhập lại số lượng Thẩm phán cần được phân công vào ô J3 cho đến khi thấy số lượng án của từng Thẩm phán ngang nhau thì công nhận và tiến hành copy/paste value kết quả phân công tự động vào DS-An là hoàn tất.

Trên đây là giải pháp, sáng kiến để tự xây dựng và thực hiện ứng dụng phân công giải quyết án theo phương thức ngẫu nhiên của tác giả, xin trao đổi với các đồng nghiệp để các Tòa án thực hiện tốt các quy định của Thông tư 01.

Tòa án nhân dân huyện Trà Cú, Trà Vinh xét xử  vụ án dân sự - Ảnh: Minh Quân

HUỲNH MINH KHÁNH (Tòa án nhân dân huyện Cái Bè, tỉnh Tiền Giang)