Thí điểm quản lý án toàn trình trên môi trường số trong hệ thống Tòa án nhân dân

Ngày 11/9/2026, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao ban hành Quyết định số 358/QĐ-TANDTC kèm theo Quy định tạm thời về quản lý, sử dụng Nền tảng quản lý án toàn trình (Nền tảng) của Tòa án nhân dân trong giai đoạn thí điểm. Quyết định được ban hành nhằm triển khai chủ trương chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp, trên cơ sở Luật Tổ chức Tòa án nhân dân; Quyết định số 422/QĐ-TTg ngày 10/3/2026 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án chuyển đổi số trong hoạt động tố tụng hình sự và thi hành án hình sự; các kế hoạch của Tòa án nhân dân tối cao về chuyển đổi số và thí điểm Nền tảng quản lý án toàn trình.

Quy định kèm theo Quyết định gồm 6 chương, 37 điều, điều chỉnh tương đối toàn diện các vấn đề về quản lý, vận hành, sử dụng Nền tảng; tạo lập, cập nhật, số hóa, ký số, khai thác hồ sơ điện tử, dữ liệu điện tử và văn bản điện tử trong giai đoạn thí điểm.

Quản lý xuyên suốt quá trình giải quyết vụ án, vụ việc

Nền tảng quản lý án toàn trình được xác định là hệ thống thông tin dùng chung của Tòa án nhân dân, phục vụ quản lý xuyên suốt quá trình tiếp nhận, thụ lý, giải quyết, xét xử vụ án, vụ việc; thực hiện các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền của Tòa án trong giai đoạn thi hành án; đồng thời quản lý, lưu trữ và khai thác dữ liệu trên môi trường số.

Đối tượng áp dụng gồm các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao và các Tòa án nằm trong phạm vi thí điểm; Thẩm phán, Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án, công chức, viên chức, người lao động được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành, sử dụng Nền tảng. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác cũng có thể được cấp quyền kết nối, truy cập, khai thác theo quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao.

Một trong những nguyên tắc quan trọng là Nền tảng được quản lý, vận hành tập trung, thống nhất; dữ liệu dùng chung được tổ chức theo kiến trúc, tiêu chuẩn và danh mục thống nhất của Tòa án nhân dân. Đối với các chức năng, quy trình nghiệp vụ đã được công bố triển khai, người sử dụng phải thực hiện trên Nền tảng, trừ trường hợp có quy định khác hoặc phát sinh sự cố, trở ngại khách quan.

Dữ liệu được cập nhật một lần, sử dụng nhiều lần, phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, thống nhất và có khả năng kiểm tra, đối chiếu, truy xuất nguồn gốc. Hồ sơ điện tử phải được cập nhật liên tục theo diễn biến giải quyết vụ án, vụ việc, phản ánh rõ nguồn gốc, quá trình xử lý và trạng thái pháp lý của từng văn bản, tài liệu.

Đáng lưu ý, việc sử dụng Nền tảng, ký số, số hóa và cập nhật hồ sơ điện tử không làm thay đổi thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời hạn tố tụng. Hoạt động tố tụng hợp pháp không được để gián đoạn khi Nền tảng chưa đáp ứng yêu cầu hoặc xảy ra sự cố.

Trong giai đoạn thí điểm, hồ sơ giấy tiếp tục là hồ sơ chính thức để thực hiện các hoạt động tố tụng; hồ sơ điện tử được quản lý song song, trừ trường hợp pháp luật hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền quy định khác.

Chuẩn hóa việc tạo lập và quản lý hồ sơ điện tử

Theo Quy định, mỗi vụ án, vụ việc thuộc phạm vi triển khai được tạo lập một hồ sơ điện tử thống nhất, gắn với mã định danh duy nhất. Hồ sơ được hình thành từ thời điểm tiếp nhận thông tin, tài liệu đầu tiên hoặc từ thời điểm thụ lý theo quy trình nghiệp vụ tương ứng và được cập nhật trong suốt quá trình giải quyết.

Hồ sơ điện tử được hình thành từ nhiều nguồn, gồm dữ liệu do người sử dụng tạo lập hoặc cập nhật; tài liệu được số hóa; dữ liệu tiếp nhận qua giao dịch điện tử, Cổng Dịch vụ tư pháp công hoặc các hệ thống được kết nối; dữ liệu chia sẻ từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và những nguồn hợp pháp khác. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, người được giao nhiệm vụ phải kiểm tra nguồn gửi, hình thức gửi, số lượng, tình trạng, thời điểm tiếp nhận và hồ sơ liên quan. Tài liệu giấy phải được số hóa; tài liệu điện tử phải được cập nhật kèm theo thông tin về nguồn gốc.

Tài liệu số hóa phải đầy đủ các trang, rõ ràng, đúng với tài liệu nguồn và được gắn đúng hồ sơ. Người thực hiện số hóa chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, rõ ràng, phù hợp giữa bản số hóa với tài liệu nguồn; người cập nhật chịu trách nhiệm về nội dung dữ liệu do mình nhập.

Trong quá trình giải quyết và trước khi kết thúc hồ sơ, Thẩm phán, Thư ký Tòa án, công chức, viên chức, người lao động được phân công phải rà soát tính đầy đủ, chính xác, thống nhất của hồ sơ điện tử. Dữ liệu thiếu, sai lệch, trùng lặp hoặc không thống nhất phải được chỉnh lý, bổ sung nhưng vẫn phải lưu lại lịch sử xử lý.

Đối với dữ liệu được tạo lập bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học - OCR, trí tuệ nhân tạo - AI hoặc công cụ hỗ trợ khác, Quy định xác định đây chỉ là dữ liệu có giá trị tham khảo. Người sử dụng phải kiểm tra, xác nhận tính đầy đủ, chính xác trước khi sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và chịu trách nhiệm đối với dữ liệu đã xác nhận.

Ký số, cấp số và phát hành văn bản trên Nền tảng

Văn bản tố tụng điện tử phải được tạo lập trên Nền tảng ở các bước tố tụng theo quy định và được quản lý thống nhất trong hồ sơ điện tử. Người có thẩm quyền thực hiện ký số khi văn bản đủ điều kiện. Sau khi ký số, nội dung văn bản không được sửa đổi; nếu phát hiện sai sót phải thực hiện thủ tục thu hồi, hủy, đính chính, bổ sung hoặc thay thế theo thẩm quyền.

Việc cấp số văn bản được thực hiện theo từng loại án, loại văn bản và quy tắc quản lý số do Tòa án nhân dân tối cao quy định. Số văn bản được cấp tự động, liên tục theo thứ tự thời gian hệ thống tiếp nhận yêu cầu, bảo đảm không trùng số và không sử dụng một số cho nhiều văn bản.

Quy định đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc hủy số. Số văn bản chỉ được hủy khi văn bản chưa ban hành hoặc chưa phát sinh giá trị pháp lý và thuộc một trong các trường hợp được quy định, như thao tác nhầm, cấp trùng, lỗi kỹ thuật, văn bản chưa đủ điều kiện ban hành hoặc phải thay đổi loại văn bản. Việc hủy số phải được người có thẩm quyền phê duyệt và được lưu vết đầy đủ trên Nền tảng; số đã hủy không bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu.

Nền tảng hỗ trợ gửi, nhận, thông báo, tống đạt văn bản điện tử và tiếp nhận tài liệu, chứng cứ điện tử thông qua Cổng Dịch vụ tư pháp công, ứng dụng định danh điện tử quốc gia VNeID hoặc hệ thống khác được pháp luật cho phép.

Trường hợp người tham gia tố tụng không có hoặc không thể sử dụng tài khoản giao dịch điện tử; đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án hình sự; không có điều kiện kỹ thuật, thiết bị, kết nối mạng hoặc vì yêu cầu nghiệp vụ, thời hạn tố tụng, tình trạng khẩn cấp, bất khả kháng, văn bản tố tụng có thể được chuyển đổi sang bản giấy để thông báo, giao, tống đạt, niêm yết hoặc thi hành. Kết quả thực hiện sau đó phải được cập nhật vào hồ sơ điện tử.

Văn bản giấy cũng được sử dụng trong các trường hợp liên quan đến bí mật nhà nước; hệ thống, hạ tầng kỹ thuật hoặc đường truyền gặp sự cố; địa điểm tiến hành hoạt động tố tụng không có phương tiện kỹ thuật; người có thẩm quyền chưa thể sử dụng chữ ký số hoặc phát sinh tình huống bất khả kháng. Tuy nhiên, việc sử dụng văn bản giấy không loại trừ trách nhiệm số hóa và cập nhật hồ sơ điện tử khi điều kiện cho phép.

Đề cao an toàn dữ liệu và trách nhiệm của người sử dụng

Quy định đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về bảo vệ bí mật nhà nước, dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin và an ninh mạng. Việc truy cập, khai thác dữ liệu phải đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ, phạm vi và mục đích được giao; được xác thực, phân quyền và kiểm soát.

Dữ liệu nhạy cảm, dữ liệu về người chưa thành niên, người bị hại, dữ liệu thuộc bí mật nhà nước và dữ liệu hạn chế khai thác phải được kiểm soát truy cập theo đúng quy định. Các thao tác tạo lập, cập nhật, chỉnh sửa, phê duyệt, ký số, cấp số, phát hành và khai thác dữ liệu đều phải được ghi nhận trong nhật ký hệ thống.

Quy định nghiêm cấm hành vi cố ý không cập nhật, cập nhật thiếu, chậm hoặc làm sai lệch dữ liệu; tự ý chọn số, giữ số, đặt trước số, lùi số; sử dụng hoặc chia sẻ tài khoản của người khác; truy cập, sao chép, chia sẻ dữ liệu trái thẩm quyền; xóa, sửa, hủy hoại dữ liệu hoặc làm lộ bí mật nhà nước, dữ liệu cá nhân.

Khi Nền tảng gặp sự cố, đơn vị, người sử dụng phải kịp thời thông báo cho đầu mối hỗ trợ kỹ thuật. Nếu sự cố có nguy cơ ảnh hưởng đến thời hạn tố tụng, người có thẩm quyền được quyết định áp dụng phương thức dự phòng phù hợp. Chậm nhất trong 3 giờ kể từ khi Nền tảng hoạt động trở lại, dữ liệu phát sinh trong thời gian xảy ra sự cố phải được cập nhật, đối soát và đồng bộ đầy đủ.

Gắn kết quả sử dụng Nền tảng với đánh giá thực hiện nhiệm vụ

Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm chủ trì quản trị, vận hành kỹ thuật, quản lý cơ sở dữ liệu, tài khoản, danh mục dùng chung; hướng dẫn, đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật và tổng hợp các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thí điểm.

Thủ trưởng đơn vị và Chánh án Tòa án thuộc phạm vi thí điểm chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, phân công đầu mối, kiểm tra chất lượng dữ liệu và bảo đảm các điều kiện cần thiết. Thẩm phán chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu, hồ sơ điện tử và văn bản tố tụng thuộc vụ án, vụ việc được phân công. Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án, công chức, viên chức và người lao động được giao nhiệm vụ phải cập nhật dữ liệu đầy đủ, số hóa và hoàn thiện hồ sơ điện tử trước khi chuyển lưu trữ.

Kết quả quản lý, sử dụng Nền tảng; tỷ lệ hồ sơ điện tử được tạo lập; chất lượng dữ liệu và mức độ chấp hành quy trình nghiệp vụ là những căn cứ quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị, người đứng đầu và từng công chức.

Quyết định số 358/QĐ-TANDTC có hiệu lực kể từ ngày ký. Việc ban hành Quy định tạm thời tạo cơ sở thống nhất cho quá trình thí điểm, giúp chuẩn hóa dữ liệu, tăng khả năng kiểm tra, giám sát tiến độ giải quyết vụ án, vụ việc và từng bước hình thành phương thức quản trị tư pháp hiện đại trên môi trường số. Đây cũng là tiền đề thực tiễn để tiếp tục hoàn thiện Nền tảng quản lý án toàn trình, phục vụ tiến trình chuyển đổi số của hệ thống Tòa án nhân dân.

QUANG PHÚC

Trụ sở Tòa án nhân dân tối cao - ảnh: KHẢI HOÀN/TCTA.